Unser Arbeitsalltag ist geprägt von unterschiedlichsten Prozessen. Diese müssen strukturiert werden, um eine tägliche Betreuung nach geregelten Abläufen zu gewährleisten. Diese Problematik wird im Workflow Management bearbeitet und im Idealfall gelöst.
In diesem Beitrag soll es um die Wichtigkeit der Integration eines Workflow Management gehen. In diesem Zuge zeige ich Ihnen kurz auf, welche Aufgaben ein Workflow Management System übernehmen kann.
Begriffsdefinition Workflow Management
Workflow beschreibt übersetzt Arbeitsablauf bzw. Arbeitsfolge. Hier geht es um die Reihenfolge von zusammenhängenden Aufgaben, hier am Arbeitsplatz angewandt. Der Zusammenhang ist sowohl physisch, funktionell oder auch technisch zu begründen.
Das Workflow Management ist hierbei als operative Ebene zu verstehen, die sterategische Planung der Prozesse liegen in der Prozessoptimierung begründet, auf die ich in einem weiteren Artikel eingehen werde. Das Workflow Management ist für den optimalen Arbeitsablauf verantwortlich, hierbei zählen Koordination und Steuerung der Abläufe sowie dessen Optimierung auf Basis diverser Analysen zu den Kernaufgaben.
Was ist ein Workflow Management System?
Ein Workflow Management System implementiert eine Software zur Unterstützung und Durchführung des Workflow Managements.
Folgende Funktionalitäten und Komponenten gehören zu dieser Software:
- Geschäfts-/Prozessmodellierung
- Workflow Engine (Steuerung der Abläufe), Überwachung von Prozessen und anstoßen neuer Prozesse bei Fertigstellung
- Monitoring (Analysentool, dessen Ergebnisse in die Prozessmodellierung und Prozessoptimierung auf strategischer Ebene mit einfließt)
Ziel ist es, die Prozesse zu optimieren und somit Durchlaufzeiten zu reduzieren, eine Transparenz der Prozesse zu schaffen sowie komplexe Abläufe zu vereinfachen und zu standardisieren. Das oberste Ziel ist es hier, langfristig Geld zu sparen und den Zeitaufwand zu verringern.
Warum Workflow Management?
Diese wesentlichen Ziele werden verfolgt:
- Reihenfolge bei Bearbeitungen wird eingehalten
- Informationen stehen allen Beteiligten zur Verfügung
- Transparenz der Prozesse steigt
- Korrekte Verteilung der Aufgaben und Informationen ist sichergestellt
- Monitoring der Abläufe ist vereinfacht
- Schwachstellen werden leichter aufgedeckt
Derzeit bieten wir als Agentur keine vollumfängliche Software zum Workflow Management an, jedoch unterstützen wir Sie im Detail wenn es um Teilprozesse geht gern, sodass diese digitalisiert und optimiert sind, sodass Sie die Prozessorganisation Ihres Unternehmens neu aufbauen können.
